مقدمه: چرا فرمت DIN 5008 اهمیت دارد؟
در دنیای حرفه ای آلمان، نحوهی نگارش ایمیل آلمانی با استاندارد رسمی نقش بسیار کلیدی در برقراری ارتباط مؤثر ایفا میکند. استاندارد DIN 5008 که توسط مؤسسهی استاندارد آلمان (Deutsches Institut für Normung) تدوین شده، مجموعهای از قواعد نگارشی برای نامهها، ایمیلها، و مستندات اداری است. رعایت این استانداردها، نه تنها نشاندهندهی دقت و حرفهایگری نویسنده است، بلکه باعث میشود ارتباطات کتبی واضحتر، منسجمتر و از نظر ظاهری نیز استاندارد باشند.
DIN 5008 چیست و شامل چه بخشهایی میشود؟
استاندارد DIN 5008 برای نخستینبار در سال ۱۹۴۹ تدوین شد و تاکنون بارها مورد بازنگری قرار گرفته است. آخرین نسخهی آن در سال ۲۰۲۰ منتشر شده است. این استاندارد، رهنمودهایی برای موارد زیر ارائه میدهد:
نحوهی نگارش تاریخ، ساعت، اعداد و علائم نگارشی
ساختار کلی ایمیلها و نامهها
نحوهی قرارگیری امضا و اطلاعات تماس
قالببندی متن (فونت، فاصله خطوط، اندازه حاشیهها و…)
ساختار کلی یک ایمیل رسمی طبق DIN 5008
در نگارش ایمیلهای رسمی به زبان آلمانی، رعایت ساختار زیر به استناد DIN 5008 توصیه میشود:
1. موضوع (Betreffzeile)
موضوع ایمیل باید دقیق، کوتاه و بیانگر محتوای پیام باشد. بهعنوان مثال:
اندازه فونت: 11 تا 12
بدون نقطه در پایان
جدا از متن اصلی با یک فاصله خط (Leerzeile)
2. خط سلام (Anrede)
خط سلام رسمی باید با احترام و بسته به مخاطب نوشته شود. نمونههایی:
Sehr geehrter Herr Müller,
Sehr geehrte Frau Dr. Schneider,
Sehr geehrtes Team der Personalabteilung,
نکات مهم:
بعد از سلام، کاما قرار میگیرد.
خط بعدی با حرف کوچک شروع میشود (قانون نگارشی آلمانیها).
3. مقدمهی پیام (Einleitungssatz)
جملهی آغازین باید هدف ایمیل را بهطور واضح بیان کند. مثلاً:
Ich beziehe mich auf unser Telefongespräch vom 25. Juli 2025 und möchte Ihnen weitere Informationen zukommen lassen.
4. بدنه اصلی (Hauptteil)
در این قسمت باید اطلاعات، درخواستها یا توضیحات بهصورت شفاف و منطقی ارائه شوند. توصیه میشود:
پاراگرافها کوتاه و خوانا باشند.
هر پاراگراف با یک خط فاصله از دیگری جدا شود.
از افعال مودبانه استفاده شود (z. B. könnten Sie bitte… یا wären Sie so freundlich…).
5. جملهی پایانی (Schlusssatz)
بخش پایانی اغلب حاوی تشکر، آرزوی موفقیت یا انتظار برای پاسخ است:
Ich danke Ihnen im Voraus für Ihre Rückmeldung und stehe für Rückfragen gerne zur Verfügung.
6. عبارت خداحافظی (Grußformel)
نمونههای استاندارد و رسمی شامل:
Mit freundlichen Grüßen
Freundliche Grüße
Hochachtungsvoll (فوقالعاده رسمی، برای ادارات دولتی)
پس از این خط، فاصلهای برای امضا گذاشته میشود.
7. امضا (Signatur)
اطلاعات زیر باید در امضا درج شود:
نام و نام خانوادگی
سمت شغلی
نام شرکت
آدرس ایمیل
شماره تماس
وبسایت (در صورت وجود)
Beispiel:
نکات تایپی و قالببندی طبق DIN 5008
استفاده صحیح از علائم نگارشی
| مورد | شیوهی صحیح طبق DIN 5008 |
|---|---|
| نقطهگذاری | قبل از علائم نگارشی هیچ فاصلهای، بعد از آنها یک فاصله |
| خط تیره | فاصله قبل و بعد از آن: — |
| علائم نقل قول | «…» یا „…“ برای نقل قول مستقیم |
| شمارهها | برای اعداد بیش از ۴ رقم، جداکننده نقطه: 12.500,00 € |
| تاریخ | به صورت DD.MM.JJJJ (مثلاً 28.07.2025) |
فونت و اندازه
فونت پیشنهادی: Arial، Calibri، یا Times New Roman
اندازه فونت: 11 یا 12
فاصله بین خطوط: 1.15 یا 1.5
چیدمان متن: چپچین با تورفتگی (ohne Blocksatz)
اشتباهات رایج در نگارش ایمیلهای رسمی (و راه اصلاح آنها)
نوشتن نام خانوادگی بدون عنوان
❌: Hallo Müller,
✅: Sehr geehrter Herr Müller,شروع جمله با حرف بزرگ بعد از سلام
❌: Sehr geehrte Frau Schulz, Ich möchte…
✅: Sehr geehrte Frau Schulz, ich möchte…استفاده از فونتهای فانتزی یا رنگی
❌: Comic Sans، فونت رنگی
✅: Arial یا Calibri ساده و رسمیعدم درج اطلاعات تماس در امضا
نوشتن موضوع ایمیل بهصورت کلی یا نامرتبط
❌: Frage
✅: Frage zum Projektzeitplan Q3 2025
مثال کامل از یک ایمیل رسمی طبق DIN 5008
توصیههای پایانی برای حرفهایتر شدن ایمیلهای رسمی
پیش از ارسال، متن را دوبار بازخوانی کنید.
از چکلیست ساختار DIN 5008 استفاده کنید.
از ابزارهایی مانند Grammarly (برای انگلیسی) یا Duden Korrektor (برای آلمانی) بهره ببرید.
در مکاتبات شغلی، از ایمیل شخصی با دامنهی عمومی (مانند Gmail) پرهیز کرده و از ایمیل سازمانی استفاده کنید.
نتیجهگیری: حرفهای بنویسید، حرفهای دیده شوید
رعایت استانداردهای DIN 5008 نهتنها نشانهای از ادب و دقت در نگارش است، بلکه در فضای رسمی و حرفهای آلمانی، نشاندهندهی آشنایی شما با فرهنگ سازمانی و قواعد بیزینس است. چه در نگارش درخواست شغلی باشید، چه در ارسال گزارش یا مکاتبه با مشتری، بهرهگیری از این استاندارد به شما کمک میکند با اعتمادبهنفس و شفافیت ارتباط برقرار کنید.
